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Buenas Prácticas de Documentación para Dueños de Pequeños Negocios
Instructora: Gina Gwozdz, CPA, Presidente de GLG firma de contadores certificados y creadora de www.taxtreasures.com
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Fallar en documentar adecuadamente las transacciones de su negocio no solo afectará su tranquilidad, sino que también le costara dinero. Muchos propietarios de pequeñas empresas luchan por mantener toda la documentación en regla que es necesaria para poder reclamar cada deducción de impuestos a la que tiene derecho. No es raro ver que los gastos mencionados abajo estén alrededor de $20,000. No se arriesgue a que el IRS le prohíba $20,000 de gastos de negocio debido a la falta documentación adecuada.
Artículos comunes que pequeños negocios tienen problema para documentar adecuadamente incluyen:
- Uso de carros y camiones para el negocio
- Uso de teléfono celular para el negocio
- Comidas de negocios y gastos de entretenimiento
- Gastos de viajes de negocio
Siga estos pasos para ayudar a documentar estos gastos:
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Compre una grabadora que mantendrá en su carro. Cuando entre al carro para algún motivo de negocio, encienda su grabadora y diga la fecha, hora, las millas en el odómetro, a donde se dirige, con quien se reunirá y el motivo de negocio para esa reunión. Luego transcriba sus grabaciones en una lista de millaje. Omita millas que asuma son de uso personal.
- Descargue la
lista de detalles de sus llamadas de teléfono celular de su compañía celular a una hoja de calculo. Haga una lista de informática macro que importe de su propia base de datos de nombres y teléfonos de negocios relacionados con cada llamada. Agregue una columna para notas, cuando sea necesario (si es un vendedor o cliente potencial, etc.)
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Escriba en el recibo de su comida o entretenimiento, con quien tuvo esa comida y disfrutó de entretenimiento y el propósito de negocio para esa comida o entretenimiento. Si la comida fue para llevar o de entrega a domicilio indique en donde realizo esa comida.
- Tan pronto como decida que necesita viajar lejos de su casa por negocios usted necesita
comenzar la documentación de su viaje. Usted debería mantener un diario separado para cada viaje e incluir todos los gastos y recibos. El diario debería incluir la razón del negocio por la que necesita viajar, con quien tiene citas y el propósito de negocios para esas citas. Su diario también debería incluir el resultado del viaje - ¿fue exitoso el viaje o no? ¿Si fue de éxito como le ayudara a que crezca su negocio? ¿Si no fue de éxito que salio mal y como su negocio aprenderá de ese error para ya no volver a cometerlo?
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